Au mois de mai 2012, Concur et la Global Business Travel Association ont publié une étude surprenante sur la productivité des voyages d’affaires par rapport à l’existence ou non d’une politique voyage dans l’entreprise.

Cette étude montre que, sur 1000 voyageurs, 727 atteignent les objectifs de leur déplacement dans les entreprises ayant mis en place une politique voyages, alors qu’ils sont 786 dans une entreprise qui en est dépourvue.

L’étude susmentionnée ne va pas plus loin, et ne porte pas sur les raisons de ce résultat. Il est cependant possible d’extrapoler :

  • Les entreprises ne disposant pas de politique voyages sont, en moyenne, plus petites que les autres. Les voyageurs auraient une vision plus claire des objectifs du voyage, en lien avec la stratégie de l’entreprise.
  • Les seuils de dépenses, trop étriqués ou contraignants dans certaines politiques voyages, ne permettent pas la séduction de clients ou de partenaires visité
  • Les classes de voyage maximales autorisées ne permettent pas au voyageur de se reposer avant ses réunions sur son lieu d’arrivée, ou nécessitent un temps de récupération trop important, faisant perdre du temps précieux sur le site visité.

D’autre part, l’étude montre qu’aux États-Unis, 30% des voyageurs qui violent la politique voyage des entreprises pour lesquelles ils travaillent le font pour limiter leurs dépenses. En effet, nombre de politiques voyages imposent l’utilisation d’un outil de réservation contracté par l’entreprise auprès d’une agence de voyages Corporate (American Express Voyages d’Affaires, Carlson WagonLit, etc.) comprenant, certes, les tarifs négociés, mais pas toujours les meilleurs tarifs moins flexibles ou sur des compagnies Low-Cost.

Alors, quelle est la solution me direz-vous ?
Les grandes entreprises n’ont pas le choix : il leur faut un cadre pour éviter les débordements, mais qui peut être amélioré par :

  • La mise en place d’une clause de gestion « en bon père de famille » des notes de frais, autorisant les achats hors politique lorsque le coût complet de ceux-ci est inférieur
  • La mise en place d’un contrôle a priori de l’opportunité d’un déplacement

Les petites entreprises, elles, ont plus de latitude. Si la mise en place d’une politique permet de définir un cadre et de prévoir l’avenir, elle peut parfois être coûteuse et peser sur la flexibilité de la petite structure.

La mise en place d’une règle de gestion « en bon père de famille » avec un circuit d’approbations réduit a priori permet de régler la plupart des problèmes.

Qu’en pensez-vous ? Quelle est la politique voyages en vigueur dans votre entreprise ?